Poikkeuksellisiin tilanteisiin varaudutaan laittamalla perusasiat kuntoon

Yrityksen kriisivarautuminen perustuu kuuteen eri osa-alueeseen, jotka kaikki pitäisi laittaa kuntoon normaaliaikana, jotta mahdollisuudet selvitä kriisistä kuin kriisistä olisivat mahdollisimman hyvät.

Johtaminen on kriisivarautumisen ja itse kriisitilanteen hoitamisen tärkein toiminto. Ilman osaavaa kriisijohtamista organisaatio on kuin ohjauskyvytön laiva myrskyssä. Johdon pitää ensinnäkin varmistaa, että yrityksen varautumisen taso on riittävä. Varautumistoimia pitää johtaa aktiivisesti ja määrätietoisesti. Johtajan pitää myös hankkia itselleen riittävästi kriisiosaamista, jotta hän kykenee luotsaamaan yrityksen ulos vaikeastakin kriisistä mahdollisimman vähin vaurioin.

Toiseksi tärkein toiminto on viestintä. Se on kriisitilanteen näkyvin osa ja sen vuoksi siinä on myös helpoin mokata. Viestinnän pitää olla kunnossa jo normaaliaikana, jotta se toimii parhaalla mahdollisella tavalla myös kriisitilanteessa. Viestintä on tehokas työkalu, mutta se ei toimi ilman riittäviä resursseja ja osaamista.

Pienessä yrityksessä tämä voi olla ongelma, koska viestintähenkilöstöä ei ole välttämättä lainkaan. Yrityksen henkilöstössä voi kuitenkin olla sellaisia viestinnällisesti kyvykkäitä henkilöitä, joiden päivittäiset tehtävät voi kriisitilanteessa siirtää hetkeksi odottamaan. Heitä kannattaa kouluttaa viestinnän perusasioihin, esimerkiksi somepostausten tekemiseen ja tiedotteiden luonnosteluun. Tätä toimintamallia on käytetty menestyksellisesti tositilanteissa.

Yrityksen kriisiryhmän kokoonpano pitää olla sovittuna jo normaaliaikana, koska kriiseistä selvitään parhaiten tehokkaalla ryhmätyöskentelyllä. Pienessä yrityksessä kriisiryhmä muodostuu pienimmillään kriisijohtajasta ja kriisiviestinnän osaajasta.

Kriisiryhmässä pitää olla edustettuna ne toiminnot, joita kriisitilanteessa voidaan tarvita. Ryhmän jäsenillä pitää olla riittävät tiedot, taidot ja päätösvalta, joilla kriisin aikana tarpeellisia päätöksiä voidaan tehdä viivytyksettä.

Isomman yrityksen kriisiryhmässä pitää olla ns. ydinryhmä ja sen ympärille muodostettu laajennettu kriisiryhmä, jos tilanne sellaista vaatii. Kriisiryhmässä voi olla johtajan ja viestinnän lisäksi henkilöstö- ja taloushallinnon edustajia sekä juridista ja teknistä osaamista. Jos näitä ei ole omasta takaa, pitää niitä hankkia ulkopuolelta ostopalveluna.

Hyvä tilannekuva mahdollistaa riittävän hyvät päätökset niin normaaliaikana kuin kriisitilanteessakin. Jos tilannekuva on puutteellinen, päätöksenteon onnistuminen on tuurista kiinni. Tilannekuvan muodostamista ja jakamista voi tehdä yrityksen normaalissa käytössä olevilla tietojärjestelmillä. Hyvä tilannekuva mahdollistaa kriisien ennalta estämisen ja vahinkojen minimoimisen.

Tilannekuvaa voi muodostaa yrityksen käytössä oleviin tietojärjestelmiin, mutta erilaisia tilannekuvaohjelmistojakin on markkinoilla saatavilla.

Lisäosaamista saatetaan tarvita kriisitilanteessa, jossa omat resurssit eivät riitä. Normaaliaikana pitää kartoittaa mistä apua saa tarvittaessa nopeasti. Hyvä vaihtoehto on tehdä sopimus paikallisen viestintä- tai it-yrittäjän kanssa.

Kriisin aikainen toiminta poikkeaa monin tavoin normaaliajan toiminnasta ja sen vuoksi sitä pitää harjoitella säännöllisesti. Siinä missä normaalitilanteessa voidaan asioita pohjustaa ja pohtia pitkiäkin aikoja, kriisitilanteessa pitää päätöksiä tehdä nopeutetun arvioinnin perusteella.

Tehokas tapa parantaa kriisivarautumista, on tehdä pieniä ja kevyitä harjoituksia silloin tällöin. Kriisiryhmän jäsenet voivat kokoontua kahville, joku esittää potentiaalisen kriisiskenaarion ja ryhmä pohtii tilanteen edellyttämiä toimenpiteitä. Keskustelun aikana noussee esille monia kysymyksiä ja kehitysehdotuksia, joita voidaan sitten toteuttaa vaiheittain resurssien rajoissa.

Iso osa yrityksiä kohtaavista kriiseistä on kybertilanteita. Sen vuoksi ensimmäisen harjoituksen aiheeksi kannattaakin ottaa tilanne, jossa yrityksen hallussa olevia arkaluontoisia tietoja anastetaan ja yritys saa lunnasvaatimuksen rikoksen tekijältä. Kybertilanteet ovat muutenkin hyviä harjoituksen aiheita, koska niissä tiivistyy kriisitilanteiden hankalimmat elementit eli maineriskit, teknisten asioiden ja viestinnän yhteensovittaminen sekä kova median paine.

Hyvä varautuminen rakentuu laadukkaan päivittäisen toiminnan varaan. Hankalassa tilanteessa toiminta palaa aina perusosaamisen tasolle eikä nopeassa tilanteessa voi enää tehokkaasti ottaa käyttöön uusia toimintatapoja.

Tehokasta ja halpaa kriisivarautumista on muokata päivittäisiä työtapoja ja -menetelmiä sellaisiksi, että niitä voidaan täysimittaisesti hyödyntää myös kriisitilanteissa. Kriisiä varten ei kannata hankkia mitään sellaista, mitä ei päivittäisessä toiminnassa käytä.

Varautuminen on kuin laatikollinen asioita, jotka pitää tavalla tai toisella laittaa kuntoon. Kaikkea ei voi tehdä kerralla, mutta kun säännöllisesti laittaa edes jotain kuntoon, organisaation iskukyky ja iskunkestävyys paranee palanen kerrallaan.

Vastuullisesti toimiva yritys kykenee ennalta estämään kriisit, joiden alkaminen on sen omassa vaikutuspiirissä. Jos kriisi kuitenkin syntyy, vastuullinen yritys saa hoidettua kriisin tavalla, joka vahvistaa yrityksen mainetta ja sitä kautta sen liiketoiminnalla on entistä vakaampi pohja.

Kriisivarautumisessa ei jaeta tyylipisteitä. Perusasioiden riittävän hyvä hoitaminen riittää. Varautumisen eteen tehdyt hankinnat ja ponnistelut ovat omiaan pienentämään kriisin hoitamisen hintalappua. Sen vuoksi varautumista ei pitäisi ajatella kuluna vaan investointina.