Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 68 (Patteristonkatu 3)
50101 Mikkeli
Puhelinvaihde 0406550555
Y-Tunnus: 2472908-2

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Projektipäällikkö Hanna Nieminen
+358 50 356 0502
digiasema@xamk.fi

3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään

• hankkeen palveluista viestimiseksi ja niiden markkinoimiseksi hankkeen kohderyhmille
• rahoittajan ja hankkeen hallinnointia seuraavien viranomaisten vaatiman raportoinnin ja dokumentoinnin osana
• osana hankkeen toimenpiteitä sekä ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI-toiminta) toteuttamiseksi
• osana hankesuunnitelman mukaista tiedonkeruuta vaikutusten arvioimiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi
• osana opinnäytetöitä ja muuta opinnollistamista tutkimustarkoituksissa
• sidosryhmäyhteistyön ja asiakassuhteiden hoitamiseksi, hankkeen toimenpiteistä ja tuloksista tiedottamiseen sekä tieteelliseen tutkimukseen
• digitaalisen palveluhakemiston ylläpitämiseksi
• koulutusten järjestäminen
• yleisen markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseksi
• uutiskirjeen lähettämiseksi

4. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?

Tietoja käsitellään, jotta hankesuunnitelman mukaiset toimet ja tilaisuudet voidaan järjestää ja jotta hankkeen raportointi voidaan tehdä rahoituksen myöntäneiden viranomaisten vaatimalla tavalla.

Hankkeeseen osallistuvien kysymyksiä esittäjän tietojen kera voidaan joutua kirjaamaan niihin vastaamiseksi.

Oikeusperusteena on yleinen etu (tieteellinen tutkimus sekä ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta) sekä rekisteröidyn suostumus. Henkilötietoja käsitellään myös oikeutetun edun perusteella esimerkiksi tilaisuuksiin ja tapahtumaan ilmoittautumisten yhteydessä sekä asiakassuhteiden hoitamisissa.

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuojaasetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Tieteellinen tutkimus on tietosuoja-asetuksen tarkoittama yleisen edun mukainen tehtävä, jolloin yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus on käsittelyperuste henkilötiedoille (Tietosuojalaki). Tietosuoja-asetuksessa (resitaali 159) tutkimuksen käsite kattaa myös TKI-toiminnan.

5. Hankkeen nimi, luonne, kesto ja suorittajat

Digiasema – Digitalisaation taajuudet yrityksille, kesto 1.10.2025-30.6.2027

Hankkeen toteuttaja: Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu

Hankkeen rahoittaja: Kymenlaakson liitto Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR)

Hankkeen avulla tuetaan Kymenlaakson pk-yritysten digitalisaatiota, digitaalista liiketoimintaa ja kyberturvallisuutta. Hankkeessa kehitetään alueellista Digital Innovation Hub (DIH) -digiverkostoa – Digiasema Kymenlaaksoa – ja sen kautta tarjottavia DIH-palveluja. 

Suorittajat:

Hankehenkilöstö
Xamkin sisäiset toimijat kuten saman aihealueen projektipäälliköt tai asiantuntijat, joiden kanssa tehdään yhteistyötä esim. tapahtumien osalta

Tietoja voidaan siirtää alihankkijoille ja palveluntarjoajille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Tällöin kyseiset tahot käyttävät tietoja henkilötietojen käsittelijän roolissa rekisterinpitäjän lukuun.

6. Millaisia tietoja minusta käsitellään?

• Etunimi, sukunimi, yritys / organisaatio, sähköposti, puhelin, yrityksen / organisaation kotipaikka, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista (esim. uutiskirjeet).
• Tapahtumakohtaiset tiedot (esim. osallistumisvalinnat eri tapahtumaosioihin, osallistumisstatus); vapaaehtoiset lisätiedot (esim. erityisruokavaliot)
• Viestintä- ja suostumustiedot (kuten uutiskirje, markkinointiluvat).
• Tekniset lokitiedot (esim. ilmoittautumis- tai verkkosivulokit).
• Muut hankkeen raportoinnin kannalta ja soveltuvan koulutuksen, yhteydenpidon ja palveluiden tarjoamisen edellyttämät olennaiset tiedot.

8. Mistä lähteistä tietoni kerätään?

• Julkiset lähteet: Tietoa saadaan avoimista, julkisista lähteistä kuten yrityshakemistoista Internetistä tai suoraan yrityksien omilta verkkosivuilta.
• Rekisteröity itse: ilmoittautumislomakkeet, palautelomakkeet ja yhteydenotot.

9. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu rekisteröidyn kanssa. Tiettyjä tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä rahoittajan edellyttämistä asioista mm. tilaisuuksien osallistujalistat ja palveluiden käyttäjätiedot.

10. Käsitelläänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolella?

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU/ETA‑alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän ja sen käyttämien henkilötietojen käsittelijöiden suorittamassa käsittelyssä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU-komission hyväksymiin maihin sekä yhdysvaltalaisille yrityksille, jotka ovat mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä tietosuojakehyksessä. Tietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle myös käyttäen perusteena EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita ja lisäsuojatoimenpiteitä, tai rekisteröidyn suostumuksella.

11. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajat edellyttämän arkistointiajan mukaan. Hankkeen aineistot ja materiaalit, jotka saattavat sisältää henkilötietoja, arkistoidaan Xamkin käytäntöjen mukaan 10 vuodeksi.

12. Miten henkilötietoni suojataan?

Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

13. Miten voin käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiani?

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy tietoihin, vaatia virheellisten tietojen oikaisua, vaatia tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Rekisteröity voi tehdä tähän hankkeeseen liittyvät pyynnöt Xamkin Tieto- ja tarkastuspyyntölomakkeen kautta. Lomakkeen täyttäminen edellyttää tunnistautumista. Huom. Kerrothan lomakkeella hankkeen, johon liittyviä henkilötietoja pyyntösi koskee eli tässä tapauksessa Digiasema – Digitalisaation taajuudet yrityksille -hanke.