Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy
PL 68 (Patteristonkatu 3)
50101 Mikkeli
Puhelinvaihde 0406550555
Y-Tunnus: 2472908-2

Yhteisrekisterinpitäjät:

Cursor Oy
Kyminlinnantie 6, 48600 KOTKA
Keskus +358 40 190 2500
info@cursor.fi
Y-Tunnus: 0727178-6

Kouvola Innovation Oy
Kauppalankatu 13, 45100 Kouvola
Kouvolan kaupungin puhelinvaihde 020 615 11
Y-Tunnus: 2221859-6

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Projektipäällikkö Katja Gorelkina
Pääskysentie 1 48220 Kotka
+358 50 46 8 46 26
katja.gorelkina@xamk.fi

3. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään

• hankkeen palveluista viestimiseksi ja niiden markkinoimiseksi hankkeen kohderyhmille
• rahoittajan ja hankkeen hallinnointia seuraavien viranomaisten vaatiman raportoinnin ja dokumentoinnin osana
• osana hankkeen toimenpiteitä sekä ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI-toiminta) toteuttamiseksi
• osana hankesuunnitelman mukaista tiedonkeruuta vaikutusten arvioimiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi
• osana opinnäytetöitä ja muuta opinnollistamista tutkimustarkoituksissa
• sidosryhmäyhteistyön ja asiakassuhteiden hoitamiseksi, hankkeen toimenpiteistä ja tuloksista tiedottamiseen sekä tieteelliseen tutkimukseen
• digitaalisen palveluhakemiston ylläpitämiseksi
• koulutusten järjestäminen
• yleisen markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseksi
• uutiskirjeen lähettämiseksi

4. Millä perusteella henkilötietojani käsitellään?

Tietoja käsitellään, jotta hankesuunnitelman mukaiset toimet ja tilaisuudet voidaan järjestää ja jotta hankkeen raportointi voidaan tehdä rahoituksen myöntäneiden viranomaisten vaatimalla tavalla.

Hankkeeseen osallistuvien kysymyksiä esittäjän tietojen kera voidaan joutua kirjaamaan niihin vastaamiseksi.

Oikeusperusteena on yleinen etu (tieteellinen tutkimus sekä ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta) sekä rekisteröidyn suostumus. Henkilötietoja käsitellään myös oikeutetun edun perusteella esimerkiksi tilaisuuksiin ja tapahtumaan ilmoittautumisten yhteydessä sekä asiakassuhteiden hoitamisissa.

Henkilötietojen käsittely tieteellisessä tutkimuksessa perustuu EU:n yleiseen tietosuojaasetukseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin. Tieteellinen tutkimus on tietosuoja-asetuksen tarkoittama yleisen edun mukainen tehtävä, jolloin yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus on käsittelyperuste henkilötiedoille (Tietosuojalaki). Tietosuoja-asetuksessa (resitaali 159) tutkimuksen käsite kattaa myös TKI-toiminnan.

5. Tutkimuksen tai hankkeen nimi, luonne, kesto ja suorittajat

DIH Kymenlaakso – Digibuusteri, kesto 1.1.2023-31.12.2024

Hankkeen avulla Kymenlaakson pk-yritysten digitalisaatiota ja digiekosysteemin kehittämistä tukemaan perustetaan Digital Innovation Hub – digitaalinen innovaatiokeskittymä, joka on Euroopan Unionin luoma konsepti.

Suorittajat:

Projektipäällikkö
Osatoteuttajaorganisaatioiden hanketyöntekijät
Xamkin sisäiset toimijat kuten saman aihealueen projektipäälliköt tai asiantuntijat, joiden kanssa tehdään yhteistyötä esim. tapahtumien osalta

6. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako (poista, jos kyseessä ei ole yhteistyöhanke)

Hankkeessa jaetaan kerättyä henkilötietoa hankkeen toteuttajien kesken.

7. Millaisia tietoja minusta käsitellään?

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, yhteystiedot, organisaatio, muut hankkeen raportoinnin kannalta ja soveltuvan koulutuksen, yhteydenpidon ja palveluiden tarjoamisen edellyttämät olennaiset tiedot

8. Mistä lähteistä tietoni kerätään?

Käynnistysvaiheessa hankkeesta tiedotetaan kohderyhmille osallistujien löytämiseksi hankkeeseen. Tuolloin tietoa saadaan avoimista lähteistä kuten yrityshakemistoista Internetistä tai suoraan yrityksien omilta verkkosivuilta.

Toteutusvaiheessa hankkeeseen mukaan itse ilmoittautuneiden osalta henkilötiedot saadaan suoraan osallistujilta itseltään. Hankkeeseen osallistujilta pyydetään suostumus tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

9. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu rekisteröidyn kanssa. Tiettyjä tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä rahoittajan edellyttämistä asioista mm. tilaisuuksien osallistujalistat.

10. Käsitelläänkö tietojani EU:n tai ETA:n ulkopuolella?

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Xamkissa käytetään tallennustilana Microsoft pilvipalveluita (Teams ja OneDrive). Microsoft käsittelee pääsääntöisesti tietoja EU/ETA-alueella ja alueellisissa tietokeskuksissa. Microsoft on sitoutunut toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Microsoftin tietosuojalauseke on luettavissa osoitteesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

11. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään hankkeen ajan ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa. Hanketoiminnassa henkilötiedot säilytetään rahoittajat edellyttämän arkistointiajan mukaan. Hankkeen aineistot ja materiaalit, jotka saattavat sisältää henkilötietoja, arkistoidaan Xamkin käytäntöjen mukaan 10 vuodeksi.

12. Miten henkilötietoni suojataan?

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

13. Miten voin käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiani?

Rekisterin oikeudet on lueteltu tarkemmin Tutkimustieto-tietoryhmän tietosuojailmoituksessa (xamk.fi/tietosuojailmoitus).

Tutkittavat / rekisteröity voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt alla olevalle yhteyshenkilölle.

Projektipäällikkö Katja Gorelkina
Pääskysentie 1, 48220 Kotka
+358 50 46 8 46 26
katja.gorelkina@xamk.fi